Rechnungen und Belege archivieren
Als Freiberufler hast du eine Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Dokumente. In Deutschland gilt für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren. Das bedeutet: Eine Quittung vom Kaffeekauf auf einem Kundentermin muss zehn Jahre lang auffindbar sein.
Wir erklären, wie du ein System aufbaust, das diese Anforderung erfüllt, ohne dass du jeden Monat Stunden damit verbringst. Das Prinzip: Einmal anlegen, konsequent anwenden, nie wieder suchen.
Scanner-Apps: Was sie können und was nicht
Eine Scanner-App auf dem Smartphone klingt praktisch. Und oft ist sie das auch. Aber es gibt erhebliche Unterschiede: Manche Apps erzeugen durchsuchbare PDFs mit eingebettetem Text. Andere speichern nur ein Bild, das du später nicht durchsuchen kannst.
Wir erklären, was OCR bedeutet, warum die Qualität der Texterkennung von der Beleuchtung und dem Kontrast des Originals abhängt, und warum manche Apps besser mit handschriftlichen Dokumenten umgehen als andere.
Ordnerstruktur, die langfristig funktioniert
Viele Freiberufler legen Ordner an, die nach sechs Monaten nicht mehr selbsterklärend sind. "Sonstiges" füllt sich. "Neu" bleibt leer. "Archiv" enthält aktuelle Dokumente.
Wir zeigen, nach welchen Prinzipien eine Ordnerstruktur aufgebaut sein sollte, damit sie in drei Jahren genauso verständlich ist wie heute. Das betrifft die Ebenenstruktur, die Benennung von Ordnern und den Umgang mit jahresübergreifenden Projekten.
Zum ausführlichen Ordner-GuideCloud-Speicher
Wann Cloud-Speicher sinnvoll ist, wann er Risiken birgt, und wie du sicherstellst, dass deine Daten auch nach einem Anbieter-Wechsel noch zugänglich sind.
Lokale Festplatte
Wann eine externe Festplatte die sinnvollere Wahl ist, wie Backup-Strategien aussehen, und warum "eine Kopie" kein Backup ist.
Verträge
Kundenverträge, Mietverträge, Verschwiegenheitsvereinbarungen. Wie man sie benennt, wo man sie ablegt, und wie man sicherstellt, dass die aktuelle Version klar erkennbar ist.
Volltextsuche nutzen
Wer Dokumente mit OCR scannt und sinnvoll benennt, kann sie über die Betriebssystem-Suche finden. Wie das eingerichtet wird und welche Voraussetzungen nötig sind.
Was dieser Blog nicht abdeckt
Keine Buchhaltungssoftware-Empfehlungen. Keine Steuerberatung. Keine Empfehlungen für spezifische Anbieter gegen Provision. Keine Tutorials für bestimmte Software-Versionen, die in sechs Monaten veraltet sein könnten.
Was hier steht, soll in drei Jahren noch stimmen. Deshalb konzentrieren wir uns auf Prinzipien, nicht auf Produkte.